La semana pasada tuve la oportunidad de participar en el Santa Fe Business Forum, una importante ronda de negocios con la presencia de cerca de 200 empresas extranjeras. Debido a la gran cantidad de participantes, las mesas de negociación estaban bastantes cercanas entre sí. En una de mis reuniones, mi contraparte solicito una pausa para ir al baño y me quedé solo. Mientras esperaba, no podía evitar escuchar la conversación del empresario que tenía a mi lado, quien enfocaba la negociación en temas pocos relevantes. Ahí decidí escribir este post , con el objetivo de compartir algunas recomendaciones que espero les resulten útiles.
Partamos de la base que el tiempo de la reunión es breve (20 a 30 minutos), y al tratarse de una negociación con un comprador internacional, estamos ante un evento de gran valor comercial. Por eso, la principal recomendación es prepararse de manera exhaustiva para aprovechar cada minuto al máximo.
Algunos aspectos a considerar para una correcta participación en un ronda de negocios internacional
# Conversación relevante.
Es fundamental llevar la conversación hacia temas comerciales relevantes. Un comprador internacional puede ofrecernos información clave y actualizada sobre el mercado, la competencia, los productos que se están consumiendo, precios, etc. Tengamos en claro que información vamos a solicitar y dejemos de lado las charlas sobre aspectos operativos/logísticos, los cuales pueden resolverse más adelante sin problemas.
# Presentación profesional.
Es recomendable tener una presentación visual ajustada y concisa, en papel o digital. En pocos minutos, debemos presentar la empresa. Debe ser concisa y breve, para no extendernos innecesariamente contando la historia.
# Investigación previa de la contraparte.
Realizar una inteligencia previa es crucial para llegar bien preparados a la reunión. Debemos conocer sobre el mercado de destino, las características de la empresa y las marcas que trabaja. Esto nos va permitir hacer preguntas valiosas y mostrarnos sólidos y profesionales. Evitemos cuestiones básicas “¿Qué productos comercializan ustedes? Esa información ya está en su web, no desperdicies minutos en algo que puedes investigar por tu cuenta.
# Enfoque en los productos más relevantes.
Debemos centrarnos en los productos de mayor atractividad comercial. En tan pocos minutos, no es posible explicar los beneficios de toda una amplia cartera de productos y exponerlos a todos. Se nos va la reunión. En función de nuestro análisis previo, definamos de antemano el mix de productos que buscamos exportar a esa empresa
# Oferta exportable preparada.
Es fundamental tener a mano, al menos de forma preliminar, un detalle de nuestros precios FOB, características logísticas (unidades, cajas, pallets), pesos y volúmenes, fichas técnicas y demás información relevante. Esta puede ser solicitada durante o después de la reunión. No podemos permitirnos demorar 15 días en enviar esta información, ya que dañaría nuestra imagen profesional.
Por último, quisiera hacer una sugerencia personal. Si la reunión vemos que nuestra oferta no coincide con la necesidad de la contraparte ( situación que puede ocurrir con frecuencia) menudo), y la conversación valiosa se agota, es aceptable finalizar reunión antes del tiempo establecido. Esto permite dar un descanso a la empresa compradora en lugar de extender innecesariamente la reunión con una charla irrelevante sobre turismo, política, y demás.
En este tipo de eventos, las empresas compradoras tienen numerosas reuniones programadas y muchas de ellas terminan agotadas. Permitamos que guarden energía y voz para que otros colegas exportadores con productos más adecuados para esta demanda, puedan hacer buenos negocios.
Recuerden, tanto para participar en una ronda de negocios como en cualquier otra actividad exportadora, una buena preparación es muy importante para conseguir resultados exitosos.