Como parte del proyecto de expansión de Bambú Sustentable hacia nuevos mercados, realizamos recientemente visitas comerciales a Panamá y Costa Rica, donde tuvimos encuentros con potenciales socios estratégicos. Fue una experiencia muy positiva, que me impulsa a compartir algunos conceptos clave sobre la importancia de las visitas comerciales para el desarrollo de negocios internacionales
La importancia de las visitas comerciales.
Las visitas comerciales a los mercados meta son actividades de alto impacto en el comercio internacional.
Es altamente recomendable que todo viaje comercial tenga una agenda coordinada previamente, lo que permitirá un viaje muy eficiente. La clave es incluir la mayor cantidad de reuniones con empresas u otras actividades.
En la medida de lo posible, se sugiere que estas reuniones sean en las instalaciones de las empresas interesadas. Conocer las instalaciones de un potencial socio comercial (oficinas, depósitos, cantidad de empleados, estructura, stock, productos que maneja, flota de distribución, etc.) brinda información valiosísima.
Ademas, es muy importante dejar espacio para eventos sociales. Más allá de las reuniones de trabajo, la actividad social permite construir relaciones personales, un activo intangible sumamente valioso en cualquier tipo de negocio.
Aspectos a ser revisados.
Preparar un viaje comercial con la antelación necesaria es imprescindible para llevarlo a cabo. Nada debe ser dejado la improvisación, y se recomienda ser previsor en todo lo relacionado con:
# Agenda: Asegurarse de que los días planeados para realizar las visitas no sean festivos en el lugar de destino y concertar formalmente las citas con los clientes. Tratar de optimizar al máximo el tiempo y cumplir con el plan establecido.
Cuando el tiempo es limitado y hay varias opciones de trabajo, es crucial realizar una valoración previa de las reuniones. Algunas empresas serán extremadamente ‘valiosas’, y con ellas es indispensable concretar un encuentro. Si surge una reprogramación, debemos priorizarlas y ajustar la agenda según sea necesario. Otras reuniones serán de valor ‘intermedio’, y pueden agendarse de forma más flexible. Además, existen actividades ‘flexibles’ en cuanto a horarios, como visitas a puntos de venta, recorridos comerciales o exposiciones, que pueden adaptarse según se confirmen las reuniones prioritarias e intermedias
# Alojamiento: Seleccionar el modo de alojamiento más apropiado para el fin comercial, teniendo en cuenta la distancia a los lugares a visitar, el número de personas que viajarán y los precios.
# Transporte en destino, prever las ubicaciones de las reuniones y la disponibilidad de transporte, (tanto de ida, como de vuelta) , de manera de no tener tiempos de espera infructuosos.
# Seguro de viaje, visados y demás.
La profesionalidad es clave.
Es fundamental estar bien preparados para causar una buena impresión en cada visita comercial. Debemos conocer a fondo la empresa que visitaremos, el mercado en cuestión, y llevar muestras adecuadas, tarjetas personales y material gráfico. Además, una vestimenta sobria y la puntualidad son esenciales para transmitir seriedad.
Cuando se trata de mercados distantes, es importante prepararse en lo relacionado con el protocolo de negocios y las particularidades de la negociación en cada país.
Como bien dice el refrán: ‘No hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”